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DATA PROTECTION NOTICE CLIENTS/FOURNISSEURS

Les sociétés mentionnées dans le préambule et dans l'annexe 1 (ci-après: ‘Q’) ont un fort respect pour la collecte et le traitement sécurisé, transparent et confidentiel des données à caractère personnel.

Q peut traiter les données personnelles de ses clients et fournisseurs donc d’une manière légitime, correcte et transparante. Au moyen de ce Data Protection Notice, Q souhaite informer ses clients et fournisseurs de manière compréhensible et transparente ainsi que procurer une compréhension de la collecte et du traitement des données personnelles.

Étant donné que ce Data Protection Notice contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont collectées et traitées par Q, et à quelles fins celles-ci sont utilisées, ce Data Protection Notice doit être soigneusement étudié.

Dans un monde où la technologie numérique est en évolution constante, Q devra inévitablement mettre à jour ce Data Protection Notice à l'avenir.

Ce Data Protection Notice peut être consulté sur le site Web de Q à tout moment et sera régulièrement mis à jour. La version la plus récente de ce Data Protection Notice peut également être obtenue par une demande écrite chez le Data Officer par une lettre recommandée adressée au siège social de la société concernée dont le siège social est mentionné dans l'annexe 1 ou par e-mail: privacy@qjobs.be.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS

Chacune des sociétés mentionnées dans l'annexe 1 du Data Protection Notice peut être considérée séparément en tant que responsable du traitement de vos données personnelles.

Au sein de notre organisation, les données sont uniquement accessibles aux personnes responsables qui doivent y avoir accès en fonction des tâches qui leur incombent.

Ce Data Protection Notice a été rédigée conformément à la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et au Règlement général européen sur la Protection des Données.

2. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

En fonction de vos activités et la relation entretenu avec Q, Q a besoin d'informations spécifiques afin de développer certaines activités et d’offrir des services. Les informations que Q recueille et grâce auxquelles elle peut vous identifier sont dénommées données à caractère personnel.

Pour certaines obligations légales spécifiques dans le chef de Q, il est également possible que le client ou le fournisseur devra transférer des données personnelles supplémentaires.

Q se permet de vous signaler que le client ou le fournisseur porte la responsabilité pour toutes les données qu’il (ou elle) fournisse à Q et elle dès lors compte sur leur exactitude et exhaustivité.

Q est seulement responsable de la collecte et du traitement des données personnelles, quelle que soit la manière dont elles sont communiquées par le client ou le fournisseur (entre autres en remplissant une proposition de coopération).

Chaque personne est entièrement libre d'informer Q de ses données personnelles. S'engager dans une collaboration avec Q peut pourtant être refusé si la personne concernée ne veut pas et/ou ne peut pas communiquer ses données personnelles. Effectuer les activités professionnelles de Q n'est cependant pas possible en l'absence d’un consentement de la collecte et au traitement de certaines données personnelles.

2.1. Données collectées directement par Q

2.2. Données (publiques) collectées indirectement par Q

Q traite dans certaines circonstances aussi des données publiques.

Il peut s’agir de données qui sont soumises à une obligation de publication, comme la publication de votre nomination en tant qu’administrateur d’une société, ou bien de données que vous avez vous-même rendues publiques, comme entre autres des informations sur votre site Internet, médiaux sociaux, etc.

Les données lesquelles sont collectées indirectement par Q peuvent se rapporter aux données qui sont publiques, par exemple parce qu’elles sont bien connues dans la région ou bien parce qu’elles sont parues dans la presse. Aussi les informations publiées par la Banque Carrefour des Entreprises et par Graydon font partie de cela.

2.3. Les données que vous avez communiquées à Q peuvent être traitées

Lorsque Q est contactée par un client ou un fournisseur, elle peut noter les données personnelles afin d’établir une fiche de contact et de garder une trace des personnes qui font appel de ses services.

3. LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET LA BASE JURIDIQUE

Dans le cadre de ses services et de ses activités, Q collecte et traite les données à caractère personnel de ses clients et de ses commettants, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.

Dans le cadre de la gestion du personnel et de la gestion des salaires les données à caractère personnel des travailleurs de Q sont aussi collectées et traitées. Eu égard à sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une Politique individuelle.

La collecte et le traitement des données personnelles par Q reposent toujours sur des bases légales spécifiques, à savoir (i) le consentement explicit de la personne concernée, (ii) la réalisation du contrat, (iii) le respect des obligations légales et réglementaires et (iv) l’intérêt légitime de Q (par exemple pour le marketing direct).

Les données à caractère personnel sont, selon le cas, collectées et traitées dans le cadre des finalités suivantes:

  • Les personnes de contact chez les clients ou prospects lors d’une première prise de contact avec Q

    Vos données sont nécessaires pour pouvoir exécuter correctement le contrat que vous concluez avec Q. En raison du fait que vous concluez un contrat avec Q, elle doit disposer des données à caractère personnel nécessaires pour pouvoir prester les services qui sont prévus au contrat.

    Il s’agit principalement de données qui sont nécessaires pour échanger des informations avec vous:

    • En vue de la mise à disposition de travailleurs intérimaires
    • En vue d'offrir des profils intéressants en matière de recrutement, de sélection, etc.
    • En vue de vous présenter des travailleurs (salariés ou indépendants) pour des projets déterminés
    • Dans le cadre de formations (invitations, informations diverses, etc.)

    Les données à caractère personnel qui sont collectées seront traitées par Q sur le plan administratif et comptable. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne sera pas possible d’effectuer les prestations pour lesquelles vous avez conclu un contrat avec Q. 
  • Nouveaux contacts potentiels

    Si vous avez remis, d’une manière ou d’une autre, une carte de visite à Q, vous êtes automatiquement enregistré dans sa base de données. Dans ce cas, Q présuppose que par cette remise vous accordez votre consentement expressément et délibérément quant au traitement de vos données à caractère personnel.

    En outre, Q enregistre aussi dans sa base de données les données qui sont accessibles publiquement vous concernant. Q présuppose qu’elle est autorisé à conserver ces données à caractère personnel puisque vous les avez rendues publiques. 
  • Les fournisseurs

    Q collecte seulement les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat. Il s’agit essentiellement des données d’identité des personnes de contact du fournisseur afin de permettre une communication (et facturation) facile. 
  • Marketing direct

    Dans le cadre de la relation avec ses clients et fournisseurs et à base de ses intérêts professionnels légitimes, Q s'engage également à des activités de marketing direct (notamment des lettres d'information par e-mail, envoi d'informations promotionnelles ou commerciales, etc.).

    Q s'engage du moins à obtenir le consentement exprès, écrit et libre du client ou du fournisseur en matière de ces activités de marketing direct avant d'effectuer des activités de marketing direct. La personne concernée a le droit de retirer ce consentement à tout moment au moyen d'une notification écrite à Q.

4. TRANSFERTS DES DONNÉES À DES TIERS

Les données à caractère personnel ne sont en principe pas transmises à des tiers.

Q traite les données à caractère personnel conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Seuls les collaborateurs de Q qui ont besoin de les données à caractère personnel dans l’exercice de leur fonction, pourront consulter celles-ci.

Lors de l’organisation d’événements, Q peut transmettre vos données à caractère personnel aux organisateurs, et uniquement pour des raisons d’organisation et dans le cadre de la sécurité.

Q fait aussi appel à des prestataires de services qui peuvent consulter les données à caractère personnel (entre autres des comptables et des consultants dans le contexte du soutien fiscal, des prestataires de services TIC, etc.).

Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu'aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Dans des circonstances exceptionnelles, les données à caractère personnel pourront être transmises à d'autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de la part d’une des sociétés mentionnées dans le préambule et dans l'annexe 1, si ses activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite de celle-ci.

Il est également possible que les données à caractère personnel devront être transférées en raison d'une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, Q s’efforcera d’informer les personnes concernées préalablement de cette communication à d'autres parties tierces. La personne concernée reconnait et comprend toutefois que sous certaines circonstances, cela n'est pas toujours techniquement ou commercialement faisable ou que des limitations légales peuvent s'appliquer.

Les données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales par Q, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec le consentement préalable de la personne concernée.

5. DURÉE DU TRAITEMENT

Les données à caractère personnel, lesquelles sont communiquées par la personne concernée, sont conservées et traitées par Q pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation contractuelle, laquelle Q entretient avec les personnes concernées.

A l’issue de ce délai, la personne concernée sera recontactée par Q avec la demande de renouveler son consentement, s’il (ou elle) souhaite rester dans la base de données.
Sous reserve d’une renouvellement de tel consentement, les données des clients et des fournisseurs seront effacées après un délai de cinq ans après la résiliation du contrat, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que Q est tenu de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

6. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Conformément à et sous les conditions de la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et du Règlement général européen sur la Protection des Données la personne concernée a les droits suivants:

  • Droit d'accès et de contrôle

    La personne concernée a le droit de prendre connaissance gratuitement des données que Q détient sur lui (ou elle) et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.

    Q fournira la personne concernée un relevé aussi complet que possible des données à caractère personnel quelles sont conservées de lui (ou elle). La personne concernée peut aussi obtenir une copie des données à caractère personnel qui sont collectées.
  • Droit de rectification

    La personne concernée a le droit d’obtenir une correction des données à caractère personnel erronées (entre autres nom, adresse, adresse e-mail, etc.), ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
  • Droit à l'effacement

    Si la personne concernée estime que Q traite certaines données à caractère personnel sur une base illicite, c’est-à-dire sans finalité légitime pour ce faire, la personne concernée peut demander que ses données à caractère personnel soient effacées.

    Q peut toutefois refuser l’effacement du traitement des données à caractère personnel, si les données sont nécessaires pour Q en vue de (i) l'exécution d'une obligation légale, (ii) l'exécution d'un contrat, ou (iii) l'intérêt légitime de Q, et ceci seulement pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit de limitation

    Si les données à caractère personnel de la personne concernée sont inexactes et qu’il (ou elle) a demandé de les adapter, il (ou elle) peut demander d’en limiter le traitement.

    Cela signifie que Q ne peut continuer à traiter les données à caractère personnel de la personne concernée qu’avec son consentement.

    Q peut continuer à conserver les données de la personne concernée, mais ne peut pas poursuivre le traitement sans le consentement de la personne concernée, excepté dans le cadre d’une procédure judiciaire, ou pour la protection de personnes physiques ou morales, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.
  • Le droit à la portabilité des données personnelles

    La personne concernée peut demander à Q de transférer les données qu’il (ou elle) a personnellement fournies à Q, soit à lui (ou elle)-même, soit directement à un tiers.
  • Droit d'opposition

    La personne concernée a le droit de s'opposer au traitement de ses données personnelles sur la base de motifs sérieux et légitimes.

    Le droit d’opposition ne s’applique toutefois pas au traitement des données nécessaires pour Q en vue de l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat ou l’intérêt légitime de Q, et ceci pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

    La personne concernée doit adresser sa demande concernant la cessation du traitement par écrit à Q (privacy@qjobs.be). Q répondra alors à la demande dans un mois suivant la réception de la demande.

    En fonction de la complexité de la demande, la période susdite peut, si nécessaire, être prolongée par deux mois. Q informera la personne concernée d'une telle extension dans un délai d'un mois.
  • Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

    Certains traitements de données et processus sont effectués de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine. Q n’en fait cependant pas usage en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée.

    Q reconnaît explicitement dans ce Data Protection Notice que le traitement des données personnelles ne comprend pas le profilage.
  • Droit de retrait du consentement

    Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, la personne concernée dispose du droit de retirer ce consentement. Les données à caractère personnel, lesquelles sont traitées à base du consentement de la personne concernée, seront effacées par Q dans un délai raisonable.

Vous pouvez exercer les droits précités en vous adressant au Data Officer de Q à l'adresse e-mail privacy@qjobs.be.

Q vous prie d’ajouter un scan ou une copie de votre carte d'identité à votre message électronique, de sorte que Q est capable de vous identifier.

Q essaie d’assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable.

Si vous estimez toutefois que vos droits n'ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de Q, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de:

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
Courriel : commission@privacycommission.be

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement de vos données à caractère personnel.

7. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Q prendra les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas Q ne pourra être tenu responsable pour d'éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

8. ACCÈS PAR DES TIERS

En vu du traitement des données à caractère personnel, Q autorise accès aux données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et préposés.

Q garantira un niveau de protection semblable en imposant des obligations contractuelles à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans ce Data Protection Notice.

9. INFRACTIONS CONCERNANT LA SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

Q a l'obligation légale de signaler les violations relatives à la sécurité des données personnelles à l'autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures, sauf s'il est peu probable que la violation des données personnelles contient un risque concernant les droits et libertés de la personne concernée.

Si l'infraction implique un risque pour les droits et libertés de la (des) personne(s) concernée(s), Q informera la personne concernée sans délai déraisonnable dès qu'elle aura connaissance d'une violation de données personnelles. Q et la personne concernée se contacteront dans un délai de 48 heures après la découverte de l'infraction par Q, afin de décider si l'infraction est transmise à l'autorité de contrôle compétente.

10. AVEZ-VOUS DES QUESTIONS?

S'il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu ce Data Protection Notice, vous pouvez contacter le Data Officer de Q par courrier recommandé au siège social indiqué dans l'Annexe 1 ou par e-mail : privacy@qjobs.be.

 

 

ANNEXE 1: SOCIÉTÉS DONT LA POLITIQUE ACTUELLE EST APPLICABLE:
  • Qjobs Quality Jobs @ Work SPRL, avec son siège social à 3900 Overpelt, Haltstraat 50, TVA BE 0478.962.937, RPM Anvers, département Hasselt.
  • Quality-Jobs @ Construct SA, avec son siège social à 3900 Overpelt, Haltstraat 50, TVA BE 0477, RPM Anvers, département Hasselt.
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